Ce face un organizator de evenimente?
Ce face un organizator de evenimente?
De obicei, un organizator de evenimente va face următoarele:
*Se întâlnește cu clienții pentru a înțelege scopul întâlnirii sau evenimentului
*Planifică sfera evenimentului, inclusiv ora, locația, programul și costul
*Solicită sume licitate de la locații și furnizori de servicii (de exemplu, floriști sau fotografi)
*Lucrează cu clientul pentru a alege unde să organizeze evenimentul și pe cine să contracteze pentru servicii
*Inspectează locurile pentru a asigura că îndeplinesc cerințele clientului
*Coordonează serviciile de evenimente, cum ar fi camere, transport și servicii alimentare
*Conferă cu personalul la fața locului pentru a coordona detaliile
*Monitorizează activitățile evenimentului pentru a asigura că clienții și participanții la eveniment sunt satisfăcuți
*Examinează facturile pentru evenimente și aprobă plata
Un planificator de evenimente (cunoscut și ca planificator de întâlniri și / sau convenții) este cineva care coordonează toate aspectele întâlnirilor și evenimentelor profesionale. Adesea aleg locațiile de întâlnire, aranjează transportul și coordonează alte detalii.
Fie că este vorba despre o nuntă, o conferință educațională sau o convenție de afaceri, întâlnirile și evenimentele adună oamenii împreună cu un scop comun. Planificatorii de întâlniri, convenții și evenimente lucrează pentru a se asigura că acest scop este atins fără probleme. Ei coordonează fiecare detaliu al evenimentelor, de la început până la sfârșit. Înainte de o întâlnire, de exemplu, planificatorii se vor întâlni cu clienții pentru a estima prezența și a determina scopul întâlnirii. În timpul întâlnirii, ei se ocupă de logistica întâlnirilor, cum ar fi înregistrarea oaspeților și configurarea echipamentelor audio / vizuale pentru vorbitori. După întâlnire, aceștia anchetează participanții pentru a afla ce subiecte îi interesează cel mai mult.
Planificatorii de evenimente caută, de asemenea, site-uri potențiale de întâlnire, cum ar fi hoteluri și centre de convenții. Aceștia iau în considerare cazarea și serviciile pe care le poate oferi instalația, cât de ușor va fi pentru a ajunge acolo și obiectivele pe care le oferă zona din jur. Mai recent, planificatorii iau în considerare și dacă o întâlnire online poate atinge aceleași obiective ca o întâlnire față în față.
Odată selectată o locație, planificatorii organizează spații pentru întâlniri și servicii de asistență. De exemplu, negociază contracte cu furnizorii pentru a oferi mese pentru participanți și pentru a coordona planurile cu personalul de la fața locului. Organizează boxe, divertisment și activități. De asemenea, supraveghează finanțele reuniunilor și convențiilor. În ziua evenimentului, planificatorii pot înregistra participanții, coordona transportul și se asigură că sălile de ședințe sunt configurate corespunzător.
